TIPS TỔ CHỨC SỰ KIỆN: CHI PHÍ TIẾT KIỆM – HIỆU QUẢ TỐI ĐA

Chi phí tổ chức sự kiện hay quảng cáo nói chung là một trong những tiêu chí hàng đầu trong việc lựa chọn các agency cung cấp dịch vụ quảng cáo, tổ chức sự kiện,… đặc biệt là khi các chi phí marketing của doanh nghiệp bị cắt giảm tối đa như hiện nay.

Như vậy ngoài yếu tố chuyên nghiệp, thì các doanh nghiệp quảng cáo phải chứng minh cho khách hàng thấy rằng mình có những giải pháp hiệu quả trong việc kiểm soát và tiết kiệm chi phí từ đó cung cấp cho khách hàng những gói sản phẩm, dịch vụ với chi phí cạnh tranh mà hiệu quả tốt.

Trong bài viết dưới đây, Michia sẽ cung cấp cho khách hàng một giải pháp tiết kiểm tổng thể mà vẫn đạt hiệu quả tối đa bằng cách:

1. Xác định rõ ràng kế hoạch và nhu cầu của khách hàng

Biết khách hàng cần gì và muốn gì, hạng mục nào cần thiết cho sự kiện, cái nào phải sản xuất hay cái nào phải thuê,… là một trong những điều kiện tiên quyết cho việc tiết kiệm thời gian và chi phí mua bán, chi phí sản xuất sẽ giảm thiểu.

Rõ ràng một kế hoạch thay đổi liên tục, quản trị rủi ro kém sẽ làm cho chi phí phát sinh tăng chóng mặt, những hạng mục đã sản xuất và mua bán thì không được sử dụng, mà phải sử dụng các hạng mục với chi phí phát sinh cao mà không mang lại hiệu quả vì thời gian chuẩn bị không nhiều.

Kế hoạch rõ ràng, thống nhất sớm với khách hàng cũng giúp cho việc đi lại, gặp gỡ khách hàng được giảm thiểu, giúp cho chi phí giảm theo.

2. Xây dựng và kiểm soát chặt chẽ hệ thống nhà thầu phụ

Việc này đóng vai trò quan trọng của phòng mua bán (một số công ty kiêm luôn cả kế toán hoặc thủ quỹ)

Việc xây dựng mối quan hệ chiến lược lâu dài với các supplier – nhà thầu phụ cũng là một cách để lấy giá tốt và giảm thiểu rủi ro và chủ động trong việc triển khai sự kiện. Điều này cũng giảm thiểu khoản lớn chi phí trang thiết bị và chi phí lưu kho.

3. Tận dụng tối đa năng lực sẵn có liên kết với các công ty có thế mạnh bổ sung

Cung cấp cho khách hàng những sản phẩm trang thiết bị của bên mình có sẵn hoặc có kinh nghiệm trong lĩnh vực đó thì chi phí sẽ luôn luôn được chia sẻ, có thể không phải là tiết kiệm cho mình nhưng chúng ta tiết kiệm cho doanh nghiệp từ đó tạo mối quan hệ đối tác thân thiết lâu dài.

Khi nhận được một gói sự kiện tổng thể, thì chúng ta hãy liên kết với các công ty cùng trường có thế mạnh bổ sung để cung cấp cho khách hàng một gói dịch vụ tổng thể nhưng với đơn giá trực tiếp của các nhà cung cấp

4. Giám sát chặt chẽ quá trình triển khai sự kiện

Ở đây vai trò của một quản lý dự án cực kỳ quan trọng, họ phải là người hiểu rõ nhất quy trình thực hiện sự kiện họ đang phụ trách. Từ đó họ phải có trách nhiệm kiểm soát trang thiết bị cần thiết, dự trù tạm ứng, tính toán số lượng thực hiện không để thất thoát và lãng phí.

5. Đảm bảo tiến độ thực hiện

Đây thực sự là yêu tố quan trọng, một quy trình chuyên nghiệp cùng những giải pháp thi công thông minh sẽ góp phần làm giảm chi phí đi rất nhiều.

Tiến độ ảnh hưởng đến: ngày công thợ, tồn kho nguyên vật liệu, rủi ro. Sự kiện được triển khai theo đúng tiến độ các chi phí sẽ không bị phát sinh, chất lượng sự kiện cũng được đảm bảo.

6. Xã hội hoá và kết hợp nhiều mục tiêu trong sự kiện

Bản chất của sự kiện là quảng cáo, là công cụ để khách hàng thoả mãn mục tiêu giới thiệu sản phẩm hay dịch vụ của mình trước công chúng.

Chính vì vậy, doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường tìm đến agency đủ năng lực để kết hợp thêm các mục tiêu, nhiều công việc tai một sự kiện của doanh nghiệp thì chi phí tổ chức sẽ chia đều cho các mục tiêu theo công thức: Hiệu quả = Mục tiêu / Chi phí.

Nhìn vào công thức ta thấy chi phí giữ nguyên, tăng mục tiêu thì hiệu quả sẽ tăng lên.

7. Tận dụng lao động thời vụ – cộng tác viên, thực tập viên

Sử dụng các lao động thời vụ đặc biệt là các sinh viên là một cách thông minh để tiết kiệm chi phí nhân công trực tiếp.

Tạo ra môi trường thực tập lý tưởng, liên kết với các trung tâm đào tạo để tận dụng nguồn nhân lực được đào tạo bài bản mà chi phí rất thấp.

8. Lựa chọn một chuyên gia quản lý sự kiện có năng lực và có tâm

Một chuyên gia sự kiện, khi tư vấn ngoài yếu tố kinh nghiệm thì họ cần một cái tâm – họ cần đặt vị trí vào khách hàng họ cần hiểu khách hàng và biết cách chia sẻ với khách hàng.

Tư vấn kiểu móc túi khách hàng, không đúng chỗ, không đúng cách, thời điểm cũng làm cho bản chi phí của công ty gửi đến cho khách hàng không tối ưu. Phải biết điều gì thích hợp, điều gì chưa cần thiết đối với sự kiện của khách hàng và biết cách tiết kiệm nhất các chi phí đầu vào để tạo ra lợi nhuận tối đa.

Michia Communication – Đơn vị tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu

Marketing sự kiện là một cách nhanh nhất để kết nối thương hiệu với người tiêu dùng, mang hình ảnh và sản phẩm của công ty đến gần hơn với khách hàng, giúp doanh nghiệp tiếp xúc được trực tiếp được với các vị khách tiềm năng, giúp họ hiểu rõ hơn về quy mô, về chất lượng trong từng sản phẩm dịch vụ. Bởi lẽ đó, doanh nghiệp nên lựa chọn các đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, tiến hành các hoạt một cách thật chuyên nghiệp.

Michia tự tin là đối tác đáng tin cậy để doanh nghiệp tin chọn trong tổ chức sự kiện. Chúng tôi luôn nỗ lực hết mình để mang đến những trải nghiệm cảm xúc độc đáo và mới mẻ, qua đó khẳng định chất lượng dịch vụ trong từng sự kiện.

Với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo, Michia luôn cung cấp những dịch vụ chất lượng nhất, đảm bảo làm hài lòng khách hàng. Liên hệ với chúng tôi ngay để nhận được sự tư vấn nhanh chóng – nhiệt tình – tận tâm!